働き方改革の第一歩。まずはオフィスの無駄を減らそう!

リモートアクセスでテレワーク推進、AIを使った文書検索システム/総務・人事・経理ワールド

2019年7月1日
企業にとって懸案の「働き方改革」。対応するべき対象が多すぎて頭を抱えていませんか? そんなときはまずオフィスの無駄を減らすことから始めてみてはいかがでしょう。本日の記事ではITやAIの技術を活用しオフィスのさまざまな無駄を削減するサービスを提供する2社に注目します。
 2019年4月より順次施行された働き方改革関連法、IT技術の進歩によるセキュリティ対策、地震や水害などの防災対策、人手不足時代の採用など、企業が対処すべき課題は年々増えています。

 そんな課題解決のための製品やサービスが集結する「総務・人事・経理ワールド」が2019年5月29日〜31日の期間、東京ビッグサイトにて開催されました。

 今回の総務・人事・経理ワールドは、「働き方改革EXPO」「HR EXPO」「福利厚生EXPO」「オフィスサービスEXPO」「オフィス防災EXPO」「オフィスセキュリティEXPO」「省エネ・節電EXPO」の8つの展示会で構成され、800社の企業が出展のために集結しました。

 今回の記事では、オフィスのさまざまな無駄を削減することで働き方改革の推進に役立ちそうな2社のサービスについてレポートします。

「RemoteView」(RSUPPORT株式会社)は、オフィスのパソコンにインストールしておくだけで、自宅のパソコンやモバイル端末のWebブラウザから簡単にリモートアクセスできるサービス

安心安全なリモートアクセスでテレワーク推進

 初めに訪れたのはRSUPPORT株式会社のブースです。こちらのブースでは、テレワーク導入に役立つ『RemoteView』を紹介していました。

 「RemoteViewは、オフィスのパソコンにインストールしておくだけで、自宅のパソコンやモバイル端末のWebブラウザから簡単にリモートアクセスできるサービスです。テレワークに利用できるだけでなく、営業社員も出先からわざわざ会社に戻る必要がなくなります」(ブース担当者)

 実際にリモートアクセスによる遠隔操作を見せてもらいましたが、非常にスムーズに動作し、遠隔操作によるストレスが少ないと感じました。

 また、遠隔操作で気になるのがセキュリティ面のリスクですが、『RemoteView』は暗号化通信を使った接続だけでなく、ユーザーごとの管理ポリシー設定や、画面モニタリングなど端末紛失や不正アクセスに対応できるようになっています。さらに、接続履歴をウォッチすることができるため、セキュリティだけでなく長時間労働防止にも役立ちそうです。

 「他にも、パソコンのトラブルが発生したときに遠隔からサポートできる『RemoteCall』や、Web会議の初期導入コストを抑えられる『RemoteMeeting』といったサービスも提供しています」(ブース担当者)

 オフィスのパソコンはオフィスでしか使えないという認識を『RemoteView』を使って変えることで、働き方に幅が生まれそうです。

探しものにかかる無駄なコストを徹底的に削減

AIを使った文書検索システム『QuickSolution』(住友電工情報システム株式会社)。社内の文書を高速・高精度で全文検索することができるため無駄を大幅に減らすことが可能

 次に訪れた住友電工情報システム株式会社のブースでは、AIを使った文書検索システム『QuickSolution』を紹介していました。

 「業務の効率化を進める上で必要なのは、探しものにかける時間を減らすことです。5分の探しものを1日5回、100人の社員が行うと年間約5000万円のコストがかかると言われています。『QuickSolution』を使えば、社内の文書を高速・高精度で全文検索することができるため無駄を大幅に減らすことが可能です。さらに拡張機能やオプションを追加することで、より便利に、よりきめ細やかな検索ができるようになります」(ブース担当者)

 同ブースではその他にも、社内の申請承認業務をサポートする『楽々WorkflowⅡ』、Excelで作ったフォーマットを簡単にWebやアプリに変換できる『楽々Webデータベース』など、簡単な操作で業務を効率化できるさまざまなツールを紹介していました。

 「最近はワークフローサービスも注目されています。『楽々WorkflowⅡ』はクラウドを使っているのでWebブラウザが使えればどこからでもアクセス可能です。また、日本語・英語・中国語の三ヶ国語に対応していることから特に大手企業への導入が増えています』(ブース担当者)

 働き方改革を推進するためには業務を見直し、無駄を省くことが重要です。ちょっとした無駄に感じることでも、積み重なれば大きなコストになります。これらのサービスを上手く導入することが、オフィスの無駄を減らす第一歩になるかもしれません。

働き方改革関連法、IT技術の進歩によるセキュリティ対策、地震や水害などの防災対策、人手不足時代の採用・・・企業が対処すべき課題解決のための製品やサービスが集結する「総務・人事・経理ワールド」。2019年5月29日〜31日の期間、東京ビッグサイトにて開催された

(レポーター/HANJO HANJO編集部 川口裕樹)

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執筆者: HANJOHANJO編集部 - HANJOHANJO編集者
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