中小企業こそ導入したい! 最近話題の「RPA」って何?

2018年8月2日
中小企業にとって、「人材採用」による人的リソース不足の解消はなかなか解決しない問題です。解決できなければ、現在自社で働いている社員により効率よく多くの業務を担ってもらう他はありません。とはいえ、それぞれの社員が働ける時間には限りがあります。「働き方改革」の流れの中、仕事が増えるからといって労働時間を増やすようなやり方は、時代に逆行しているといえるでしょう。人を採用せず、今いる社員の労働時間も増やさず、人的リソースに対処する。そのための切り札として今期待されているのが、RPA(Robotic Process Automation)です。

どんな業務がRPAに向いている?

 RPAは、自動化の程度によって、3段階に区分されます。
▼RPAのクラス

(「RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)」(総務省ウェブサイト)より引用)

 AIやビッグデータといったキーワードと共に注目されているのはクラス2(一部非定型業務の自動化)、クラス3(高度な自律化)のRPAですが、実際に現場に導入されて効果を上げているのは圧倒的にクラス1(定型業務の自動化)のRPAです。イメージとしては、エクセルのマクロが他のアプリケーションまで取り込んで自動実行してくれるよう拡張されたようなものを思い浮かべるとわかりやすいかもしれません。

 クラス1のRPAで自動化できる業務としては、例えば以下のようなものが挙げられます。
 ・各種書類の入力不備チェックを行い、台帳に登録する
 ・備品の在庫が一定数を切ったら自動発注し、経費伝票を起票して会計処理をする
 ・立替払い伝票の記載をチェックして会計システムに入力し、仕訳して、銀行振込で経費精算を行う
 ・メールによる社内システム利用申請から必要な情報を取りだし、アカウントを自動発行する
 ・販売会社からメール添付で送付される売上報告書を自社の売上管理表に転記する
 ・営業担当者が作成する営業報告書から、必要な情報を顧客管理システムに転記する
 ・定期的に特定のウェブサイトを巡回し、必要な数字を自社システムに転記する

 上記に共通する特徴としては、以下のような点が挙げられます。
 ・決まった情報源(書類、メール、ファイル、帳票、ウェブサイトなど)にアクセスする
 ・項目に対応した内容を読み取り、データとして取り出す
 ・取り出したデータを別のアプリケーションの特定の場所に転記し、操作を実行する
 ・上記を正確に手順に従って行うことで、複雑な判断を行うことなく業務が完了する

 すなわち、このような特徴を持つ業務であれば、RPAによる自動化はしやすいといえるでしょう。

 実際に自動化に取り組むかどうかは、以下の視点から判断する必要があります。

1.この業務にどのぐらいの工数がかかっているのか
 RPAによる自動化で単純にどのくらいのコストが削減できるのか、すなわち投資する金額はどのくらいで回収できるのかということになります。

2.手順に従って行う途中で、人の判断が必要になるケースがどのくらいの割合で発生するか
 決まった手順に従って行っている業務のように見えて、実際には要所で人の判断が必要になる業務は数多くあります(だからこそ、これまで自動化が難しかったとも言えます)。手順の中から、完全に判断が不要な部分だけを切り分けて自動化することができるか、あるいは判断そのものも単純なルールに基づき自動化できるかを検討し、人の判断をどこまで減らせるかを見極める必要があります。

3.自動化で削減した工数をどのように活用するのか
 量が多すぎて担当者が残業することで何とか回っていたような業務や、担当者が出産、育児、介護などで時間が無い場合、あるいは自社で賄えず派遣社員やアルバイトを利用していたような業務であれば、単純に「工数を減らすこと」で自動化の目的は達成されます。しかしそうではない場合、「これまでその業務に従事していた社員が、空いた工数で別の業務を行い、さらなる利益を生み出す」ことで、自動化に対する投資が意味を持つことになります。この点については各社それぞれ事情が異なりますが、「自社の場合はどうか」を経営者は考える必要があるでしょう。

中小企業はRDAからはじめよう

 RPAへの取り組みを検討するときに考慮しなくてはいけないのが、RPAツールの機能と導入コストです。現在、RPAツールとして販売されているツールには大きく分けて「サーバーにインストールして、必要に応じて接続されたコンピューターを操作することでプロセスを自動化するタイプ」と、「パソコンにインストールして、そのパソコンを自動操作するタイプ」の2種類があります。後者はインストールされたパソコンのデスクトップを操作するので「RDA(Robotic Desktop Automation)」ツール」とも呼ばれます。
 サーバーにインストールするタイプのRPAツールに比べて、パソコンにインストールするRDAツールは、1台あたりのライセンス料金が安価です。また自動化できる操作も1台のパソコンで完結するため、複数のパソコンを連携させたりなど複雑な操作はできない反面、わかりやすいといえます。

 代表的な製品として、以下があります。
 中小企業の場合、自動化対象の業務は、限られた数の担当者が自分のパソコンでさまざまなソフトウェアを駆使して実施しているケースが多いと思われます。まずはRDAを導入して担当者の業務を自動化し、効果を見極めてから必要であると判断したら本格的なRPAに取り組むよう、段階的に進めるとよいでしょう。

 今後ますます深刻化する少子高齢化、すなわち生産人口の減少は、人手不足に直結しています。「人がやればいい仕事」は機械に任せて自動化し、「人がやらなくてはいけない仕事」だけに専念できる企業になることは、これから生き残る企業になるためには必要不可欠なのです。
(参考資料)
  • マニュアルを革新する! 会社独自のノウハウを「見える化」で組織は進化する

    マニュアルと聞いて皆さんは何を思い浮かべるでしょうか? 電化製品やPC関連、あるいは接客のための読みづらい手引書・・・。しかし、そんなマニュアルのイメージを一掃し、新たなビジネスサービスとして提供している会社があります。「2.1」は会社に眠っている独自のノウハウをマニュアルによって可視化〜習慣化させ、業務の効率化や社内コミュニケーションの活性化をサポートすることで注目を集めています。

  • RPA(Robotic Process Automation)をご存知でしょうか?

    日本ではAIが大流行り、AIとつくイベントであれば多くの人が集まります。東京ビックサイトで開催された「AI・人工知能 EXPO」は満員でブースを回るのも一苦労と聞いています。今後も「ビジネスAI 2017」とあります。ただ、「Bot(ボット)」と「テキストマイニング」というのが多いなかでビジネスではどのように活用できるのか?という観点において「RPA」をご紹介したいと思います。

執筆者: 板垣朝子 - Organnova(オルガノーバ)主宰
独立系SIerにてシステムコンサルティングに従事した後、1995年から情報通信分野およびサイエンス分野を中心を中心にフリーで執筆活動を行う。2010年4月から2017年9月までWirelessWire News編集長。「人と組織と社会の関係を創造的に破壊し、再構築する」ヒト・モノ・コトをつなぐために、自身のメディアOrgannovaを立ち上げる。

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