まだ間に合う! 中小企業のマイナンバー直前対策(3)……いかに収集するか 画像 まだ間に合う! 中小企業のマイナンバー直前対策(3)……いかに収集するか

制度・ビジネスチャンス

■マイナンバー収集時の4つのポイント
 10月からスタートしたマイナンバー制度。前回まで、マイナンバー制度の基礎知識を中心に、一般企業がなすべき具体的な手順や注意点、対応策としてのソリューションなどについて簡単に触れた。第3回目は、HANJO HANJOの読者である中小企業の皆さんが「マイナンバーをいかに効率的、かつ安全に収集するか?」という観点から、いくつかの手法を紹介していこう。

 この記事が掲載される頃には、ちょうどマイナンバーの通知カードが届き始めているかもしれない。そろそろ本腰でマイナンバー対策を考えなければいけない時期に来ている。もう必要な社内規定の整備は整っただろうか? ベンダーなどが用意するテンプレートなどで対応済の企業も多いだろう。従業員にマイナンバー通知カードが届いたら、企業側はマイナンバーの収集を開始する必要があるが、その際に押さえるべきポイントは以下の4つだ【写真1】。

1.マイナンバーの収集対象者を確認

 企業側でマイナンバーの収集を行う際には、従業員はもちろん、その扶養家族のマイナンバーも必要になる。また業種によっては、契約社員やパート・アルバイトなどを多く雇用しているケースもあるだろう。そのほか顧問弁護者や税理士、翻訳、ライター、デザイナーなどの外注先からも、マイナンバーを集めなければならない。たとえ事業規模が小さくても、業種によっては大量のマイナンバーを集めるケースも想定されるので、できるだけ効率の良い収集方法が望まれる。

2.利用目的の特定と明示

 マイナンバーを集める前に、企業側は法律の範囲内で利用目的を特定し、それを明示する必要がある。現行の法律では、マイナンバーの提供は「税と社会保障」に関する特定の目的に限られている。それ以外では使えないため、利用目的を明示した「マイナンバーに関するお願い」といった文を社員に出して、本件を周知徹底させておく。

3.具体的なマイナンバー収集方法の決定

 マイナンバー収集方法は、ここで一番肝になる部分だ。考えられる主な方法は「紙媒体での収集」「メールでの収集」「クラウド利用による収集」「収集代行サービスでの収集」があるだろう。業種・業態、事業者の規模や従業員の雇用形態によって、ベストな方法が変わってくる。詳細については後述する。

4.本人確認方法の決定

 事業者がマイナンバーを収集する際には、取得者に本人確認が義務づけられている。本人確認を行う際には、マイナンバーが正しいかどうか番号確認が必要だが、もう1つ重要な点は、手続きをする者が本当に本人かどうかという身元確認だ。これは他人へのなりすましを防止するために行う。現段階でマイナンバーを収集する際には、番号確認のための通知カード、またはマイナンバー付きの住民票に加え、本人確認のために必要な写真付きの身分証明書、たとえば運転免許所やパスポートの提示が必要だ(来年1月以降に発行されるマイナンバーカードの場合は、マイナンバーと身元の確認が一度にできる)。
《井上猛雄》

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